作為中國領(lǐng)先的IDC企業(yè)，世紀(jì)互聯(lián)在差旅場景中曾面臨票據(jù)整理、墊資壓力、數(shù)據(jù)分散等挑戰(zhàn)。通過引入合思商旅全場景智慧解決方案，企業(yè)實現(xiàn)了差旅管理從申請、預(yù)定、報銷的全流程線上化升級，顯著提升了報銷效率，讓差旅成本更透明、預(yù)算執(zhí)行更精準(zhǔn)，成為IDC 行業(yè)差旅數(shù)字化管理的實踐案例。
審批效率
發(fā)票核銷工作量
預(yù)算管控
“世紀(jì)互聯(lián)始終重視組織效率與管理精細化建設(shè)。隨著全國業(yè)務(wù)持續(xù)拓展，跨區(qū)域協(xié)作日益頻繁，差旅管理成為支撐高效運營的重要環(huán)節(jié)。為更好地服務(wù)客戶、提升員工體驗、強化財務(wù)管控，世紀(jì)互聯(lián)攜手合思打造智能化、一體化的差旅與費用管理新范式?！?/p>
—— 世紀(jì)互聯(lián)
世紀(jì)互聯(lián)成立于1996年，是國內(nèi)第一家中立的第三方IDC企業(yè)也是中國第一家美股IDC上市公司（2011年在納斯達克上市，股票代碼：VNET）。作為科創(chuàng)型數(shù)字新基建龍頭企業(yè)，公司走出了一條“重資產(chǎn)投資+精細化運營+自主研發(fā)創(chuàng)新”的路徑，構(gòu)建了覆蓋全國30多個城市的50多座數(shù)據(jù)中心，基地型業(yè)務(wù)運營容量達到674MW，城市型業(yè)務(wù)運營機柜數(shù)接近52000個，形成輻射京津冀、長三角、粵港澳等核心區(qū)域的數(shù)字化底座，員工規(guī)模近2500人。
世紀(jì)互聯(lián)業(yè)務(wù)端出差需求頻繁，傳統(tǒng)報銷模式下，票據(jù)整理與審批流程占用員工精力，影響一線工作效率。
通過合思費控系統(tǒng)實現(xiàn)發(fā)票與消費訂單自動關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)定時自動提交報銷；差旅憑證自動推送至 SPA 系統(tǒng)，證據(jù)鏈完整，減少人工操作。
合思費控>業(yè)務(wù)人員出差需先行墊付機酒、餐飲、打車等費用，存在資金占用周期；全國分子公司員工報銷時需郵寄紙質(zhì)單據(jù)，存在物流成本及單據(jù)管理風(fēng)險，隱性成本有優(yōu)化空間。
員工通過合思商旅平臺預(yù)定機酒等服務(wù)，企業(yè)直接與供應(yīng)商結(jié)算，實現(xiàn)免墊資、免報銷，降低資金壓力和管理成本。
合思商旅>差旅數(shù)據(jù)線上線下分散，預(yù)算執(zhí)行和消費行為難以保持實時聯(lián)動，導(dǎo)致預(yù)算管控具有時效性；同時，消費合規(guī)性存在進一步加強的空間，可確保消費數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性。
通過合思 BI 系統(tǒng)打通外部預(yù)算系統(tǒng)，訂單與智信云系統(tǒng)實時校驗預(yù)算；利用 BI 工具監(jiān)控時空異常、大額消費、非工作日用車等，事后追溯合規(guī)性，提升數(shù)據(jù)整合能力和管控精度。
合思BI>在 IDC 行業(yè)，差旅效率直接影響客戶響應(yīng)速度與業(yè)務(wù)拓展節(jié)奏。世紀(jì)互聯(lián)作為行業(yè)龍頭，始終致力于提升組織運營效率與員工體驗。隨著全國業(yè)務(wù)布局不斷深化，2500余名員工的差旅頻次持續(xù)增長，世紀(jì)互聯(lián)啟動差旅管理體系，引入合思商旅解決方案。
合思商旅的介入，從三個維度優(yōu)化了世紀(jì)互聯(lián)的差旅報銷體系：
第一步：打通全場景消費入口，實現(xiàn) “免墊資”
合思平臺聚機票、酒店、火車、打車、餐飲等全品類供應(yīng)商，員工通過合思平臺可直接預(yù)定服務(wù) —— 機票直連 12306 與各大航司，酒店覆蓋華住、錦江等連鎖集團，打車整合滴滴、曹操等 31 個車型，所有消費由企業(yè)統(tǒng)一與供應(yīng)商結(jié)算，員工無需墊付。線下臨時消費也可關(guān)聯(lián)申請單額度，通過合思合作商戶完成，納入企業(yè)結(jié)算，告別 “墊資 - 報銷” 循環(huán)。
第二步：構(gòu)建實時預(yù)算防火墻，杜絕 “事后算賬”
通過合思系統(tǒng)與世紀(jì)互聯(lián)智信云預(yù)算平臺的 API 對接，每一筆訂單提交前自動校驗對應(yīng)部門剩余預(yù)算：未超支則允許通過；若超支，系統(tǒng)實時提示并觸發(fā)相應(yīng)流程，避免傳統(tǒng)模式下 “先消費后發(fā)現(xiàn)超支” 的被動局面。部門管理者可通過合思 BI 看板實時查看預(yù)算使用數(shù)據(jù)，支持根據(jù)業(yè)務(wù)優(yōu)先級動態(tài)調(diào)整分配，讓預(yù)算更好地支撐業(yè)務(wù)開展。
第三步：BI 工具全維度監(jiān)控，數(shù)據(jù)驅(qū)動合規(guī)與優(yōu)化
合思 BI 工具通過多維度分析，提升差旅數(shù)據(jù)整合與合規(guī)性管理：
● 異常消費識別：通過時空比對發(fā)現(xiàn)消費與行程不符等情況，觸發(fā)財務(wù)復(fù)核；
● 成本優(yōu)化分析：生成 “各城市酒店均價對比”“機票提前 7 天預(yù)定節(jié)省率” 等報表，為采購部門談判協(xié)議價提供數(shù)據(jù)支撐。
自 2024 年 7 月上線后，世紀(jì)互聯(lián)的差旅管理效率顯著提升 —— 員工報銷周期大幅縮短，差旅事務(wù)性負擔(dān)顯著降低；2024 年 11 月差旅 GMV 突破百萬，企業(yè)資金使用效率提升，財務(wù)管理更加透明高效。這一方案助力世紀(jì)互聯(lián)優(yōu)化了差旅管理模式，通過全流程數(shù)字化，打造更高效敏捷的運營體系。
