作為熱泵行業(yè)領軍品牌，中廣歐特斯始終堅持以高品質的產品，為家營造更舒適的生活空間為目的，服務萬千家庭。中廣電器多地分公司，近300+業(yè)務員，項目遍布全國。項目開展過程中，業(yè)務員多地奔波，差旅需求旺盛，產生非常龐大單據量、費用數目，在沒有使用合思系統(tǒng)前，均是由財務手工統(tǒng)計處理，效率較為低下：
員工報銷：在外出差，異地報銷。單據及對應的發(fā)票需要郵寄到總部處理，時效性低，墊資壓力大。每次報銷，業(yè)務員需要手寫一張說明單記錄出差行程及對應費用。如此費時費力，占用業(yè)務員大量精力。
財務審核：業(yè)務員差旅量大，導致發(fā)票數量多，財務逐一審核。各種費用的審核與統(tǒng)計全部線下通過Excel完成，效率低下。
作為大型制造型企業(yè)，中廣電器的預算管理十分嚴格，啟用全面預算。在單據審核時，財務需要逐一統(tǒng)計不同業(yè)務員、不同部門的費用情況，因為報銷時間≠費用發(fā)生時間，財務每次都要手動確認費用發(fā)生時間再生成憑證，是一項易出錯又繁瑣的工作。
基于上述情況，為了更好地開展業(yè)務，同時給財務、業(yè)務減負，中廣電器引入合思費控系統(tǒng)，在線發(fā)起費用提報、自動統(tǒng)計費用類型，在單據內由員工選擇費用發(fā)生時間，更好的服務于財務做賬，提高效率。
這樣一來，員工在線即可完成費用的提報，效率提高。財務在單據內可查看費用歸屬月，提高制證效率。發(fā)票通過系統(tǒng)完成驗真查重，統(tǒng)一管理。費用全部線上化聚合，通過高級報表可清晰查看當前各部門的費用情況，告別費用管控盲點。
系統(tǒng)的引入帶來了費用透明，對于研產銷鏈條較長的制造型企業(yè)來說，無疑是錦上添花。財務通過對費用數據的分析，發(fā)現差旅費用的占比非常高，出差相關的發(fā)票也十分多，每次郵寄、貼票都需要耗費時間。
“如果能把差旅部分的數據通過更有效的方式管理起來，將大大提高我們的效率”。于是，在費控系統(tǒng)上線1年后，中廣電器上線了合思自研的商旅平臺——合思商旅。員工訂購酒店、火車票，用車等場景免墊資，月底統(tǒng)一結算、統(tǒng)一開票，提高差旅效率。
“中廣電器至少有300個業(yè)務員，隨著我們業(yè)務版圖的不斷擴張，數量只多不少。他們大部分長期駐外，基本上每個月大部分的時間都需要住酒店，我們既不想管控的那么嚴格，每一天都要進行費用申請；又希望能夠讓這部分差旅數據透明合規(guī)，符合企業(yè)規(guī)定。想要兼容管控的靈活與平衡，合思商旅幫了我們大忙！”中廣電器財務部表示。
對于長期駐外的業(yè)務員，企業(yè)采取了“不控制間夜單價，控制月度總額”的方式，兼顧了合規(guī)與靈活。員工每晚的住宿標準不限制，但每個月的住宿總額有限制。若員工超過了這一標準，多出的費用需要自行承擔。合思系統(tǒng)內，財務可以通過高級報表實時、直觀地看到每一位業(yè)務員當前每晚的均價是多少，超標了多少。各部門的領導也能統(tǒng)籌管理各自員工的差旅情況。
這樣一來，業(yè)務員不需要在外忙于業(yè)務還擠時間提交住宿申請，企業(yè)也實現了差旅住宿費用的透明化，完全杜絕了虛假開票的可能性。通過合思商旅統(tǒng)一結算，開具一張大票，大大減少了財務處理發(fā)票的工作量。對于制證、歸檔等工作，也告別繁瑣，擁抱簡單。
通過合思商旅，員工的出差體驗得到了提升，2023年，總消費額達1500萬+元，酒店占比達77.72%，其次是火車為14.72%，用車占比為9.72%。通過合思商城提供的差旅數據報告，企業(yè)能夠看到員工消費的真實數據，通過分析，可得出平均消費的酒店均價，協助企業(yè)優(yōu)化差標，讓差旅規(guī)范更加精細化。
合思商旅上線后，中廣電器的財務數字化旅程完成大半。隨著財會6號文和最新檔案法79號令的全面推廣，企業(yè)也緊跟政策大力推行會計檔案全面無紙化。面對越發(fā)眾多的電子會計憑證提出新的要求、新的標準，真正實現業(yè)務真實、檔案存儲完整、檔案存儲安全合規(guī)、檔案利用查詢便捷。中廣電器早在23年開始布局會計檔案的無紙化升級，合思費控+合思商旅的引入從業(yè)務端實現了會計檔案的檔案數字化，保障會計檔案證據鏈完整。24年啟動合思檔案項目，全面實現會計檔案無紙化升級。
檔案采集階段，合思檔案對接金蝶云星空、EIP系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)等，完成會計憑證、付款單、銀行回單、業(yè)務檔案等財務檔案的應收盡收。EIP系統(tǒng)中的采購合同、采購訂單、采購入庫單等；CRM系統(tǒng)中的銷售合同、銷售訂單等也均通過生成式的API接口完成采集。
中廣電器自2021年與合思合作，歷經合思費控、合思商旅、合思檔案的上線，逐步完成企業(yè)財務數字化轉型。從費用線上化到差旅數據透明，從出差墊資到無需報銷，從海量憑證到無紙化歸檔，合思見證著中廣的一步步躍進，一次次突破。隨著數字化系統(tǒng)的介入，財務的身份也從普通的核算轉型成業(yè)務支持型財務，通過透明化的數據分析支持企業(yè)決策，提前規(guī)避風險。在合思BI報表中，能夠看到各部門、各地區(qū)的費用情況，從數據中可以看到業(yè)務發(fā)展的方向，為企業(yè)進一步的擴張?zhí)峁﹨⒖肌?/span>
在未來，期待與中廣電器迎來更多的合作，助力企業(yè)財務數智化轉型，賦能業(yè)財融合，合思始終在路上。
