在高校的日常運(yùn)營(yíng)中，教職工的差旅出行是教學(xué)、科研和交流活動(dòng)中不可或缺的一部分。然而，隨著出行方式的多樣化和打車平臺(tái)的分散化，傳統(tǒng)的報(bào)銷管理模式逐漸暴露出諸多問題，成為制約效率提升的瓶頸：
以上問題如同一片“荊棘叢”，不僅讓教職工心理負(fù)擔(dān)加重，還拖累了高?？蒲薪涣鞯男屎突盍?。面對(duì)這些挑戰(zhàn)，高校亟需一套智能化的出行報(bào)銷解決方案，能夠整合多樣化的打車平臺(tái)，簡(jiǎn)化報(bào)銷流程，減輕教職工的墊資壓力，從而為教學(xué)和科研活動(dòng)注入更多活力。
某高校一年差旅費(fèi)近1億，其中需要花費(fèi)2000萬在打車上。高校教職工經(jīng)常有教學(xué)、科研或?qū)W術(shù)交流等公務(wù)出行，這類出行的路線多為校園與市區(qū)之間的往返，目的地多為高校、科研場(chǎng)所或會(huì)議場(chǎng)所。另外，該校共擁有5個(gè)校區(qū)，最近的兩個(gè)校區(qū)之間雖然只隔著一條馬路。但校區(qū)太大，區(qū)域之間的通勤仍然依靠打車。受教育時(shí)間影響，學(xué)期內(nèi)這樣的出行尤為頻繁。
場(chǎng)景一：解開票據(jù)枷鎖，無縫對(duì)接出行與報(bào)銷，從“焦頭爛額”到“一鍵輕松”
與強(qiáng)打車需求相沖突的是，學(xué)校嚴(yán)格的報(bào)銷制度與預(yù)算限制?！俺鲂腥菀祝霾铍y；打車容易，報(bào)銷難”像一個(gè)枷鎖，束縛著教職工正常出差出行，拖累了教學(xué)與科研的效率。首先是嚴(yán)格的報(bào)銷憑證要求，教職工除了需提供正規(guī)完整的出租車發(fā)票或網(wǎng)約車發(fā)票外，還需要上傳對(duì)應(yīng)的行程單或打車記錄，同時(shí)附上出行事由的說明，并標(biāo)注出行目的和必要性。一次10min的車程，期間的資料收集就要花30min，多數(shù)教職工都不愿意提報(bào)銷流程。
對(duì)此，合思商旅與校內(nèi)系統(tǒng)進(jìn)行了聯(lián)通。合思商旅作為聚合比價(jià)消費(fèi)平臺(tái)，接入了超過200家網(wǎng)約車平臺(tái)，打車結(jié)束后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)開具發(fā)票，并把訂單數(shù)據(jù)同步到學(xué)校的報(bào)銷系統(tǒng)里。教職工只需要導(dǎo)入訂單信息，就能輕松完成報(bào)銷，再也不需要因?yàn)橐欢哑睋?jù)焦頭爛額啦！
場(chǎng)景二：“過五關(guān)斬六將”的鏖戰(zhàn)，化作了指尖輕點(diǎn)、進(jìn)度可視的流程
其次，高校還有一套復(fù)雜的審批制度。在之前，報(bào)銷通常需經(jīng)過多級(jí)審批，如學(xué)院主任、財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)等，流程較為繁瑣。對(duì)報(bào)銷單還有一定的時(shí)間限制，逾期后的單據(jù)就無法報(bào)銷。想要成功報(bào)銷可謂“過五關(guān)斬六將”。而現(xiàn)在，整個(gè)流程在系統(tǒng)上可視化，教職工可以實(shí)時(shí)查看審批進(jìn)度，多筆打車訂單也能統(tǒng)一覆蓋。對(duì)財(cái)務(wù)處來說，也無需在同時(shí)期內(nèi)兼顧多個(gè)報(bào)銷流程，而只需要接收商城自動(dòng)生成的財(cái)務(wù)憑證，然后一鍵自動(dòng)歸檔電子憑證，即可進(jìn)行存儲(chǔ)。
場(chǎng)景三：我們?yōu)樾?nèi)師生送上了一份“安心禮”
為高校落地上述標(biāo)準(zhǔn)化方案的過程中，我們也關(guān)注到了教職工的個(gè)人期待，以及學(xué)校層面的福利關(guān)懷?！俺舜蜍嚫颖憷?，我們還能享受到什么？”作為滴滴API合作伙伴，合思商旅用車唯一獲得滴滴獨(dú)家補(bǔ)貼。我們?yōu)樾?nèi)系統(tǒng)中的每單用車都贈(zèng)送了保險(xiǎn)服務(wù)，保障校內(nèi)師生安全出行，安心學(xué)習(xí)。這也是合思為教育事業(yè)貢獻(xiàn)的一份力。
上線之初，該平臺(tái)就受到了師生的一致好評(píng)。校財(cái)務(wù)處為此特別發(fā)文官宣，在校內(nèi)大力推廣使用。上線14天內(nèi)，平臺(tái)內(nèi)就產(chǎn)生了近7w的用車流水，其中單價(jià)100元的流水占比29.4%。從“荊棘路”到“智慧路”，“網(wǎng)約車平臺(tái)”的上線，不僅是學(xué)校財(cái)務(wù)層面的一小步，更是該大學(xué)作為國(guó)內(nèi)一流高校，引領(lǐng)教育差旅出行系統(tǒng)前進(jìn)的一大步。對(duì)合思來說，也站在了高校商旅用車解決方案的前沿，發(fā)揮了充沛的產(chǎn)品價(jià)值。
