作為覆蓋 K12 民辦教育、教育產(chǎn)業(yè)配套服務(wù)的行業(yè)標(biāo)桿，海亮教育承載著超 6 萬(wàn)名在校學(xué)生培養(yǎng)、全國(guó)約 130 所托管學(xué)校服務(wù)的業(yè)務(wù)體量，自 2017 年起逐步搭建財(cái)務(wù)共享中心，歷經(jīng)費(fèi)控筑基、體驗(yàn)優(yōu)化、系統(tǒng)集成三階段演進(jìn)，2024 年更通過(guò) “基石行動(dòng)” 升級(jí)至 SAP 系統(tǒng)，集成 30 余個(gè)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)。在 “V=F (D)（價(jià)值源于數(shù)據(jù)）” 數(shù)智化理念指引下，報(bào)銷作為業(yè)財(cái)交互最頻繁的場(chǎng)景，既是數(shù)據(jù)生產(chǎn)的核心環(huán)節(jié)，也一度成為制約財(cái)務(wù)效能的關(guān)鍵瓶頸。
此前，海亮教育近七千名員工面臨報(bào)銷流程繁瑣的困擾：?jiǎn)T工需記憶復(fù)雜填報(bào)標(biāo)準(zhǔn)，新員工需經(jīng)多輪培訓(xùn)仍頻繁出現(xiàn)單據(jù)填寫錯(cuò)誤、材料缺失問(wèn)題，部分員工為規(guī)避麻煩選擇 “集中報(bào)銷”，直接導(dǎo)致費(fèi)用入賬延遲，大量精力從教學(xué)、服務(wù)等核心業(yè)務(wù)中分流。對(duì)應(yīng)到財(cái)務(wù)端，22 名做賬人員需支撐 355 家公司每月 1.3 萬(wàn)張單據(jù)的審核工作，人工校驗(yàn)合規(guī)性占據(jù)大量工時(shí)，“審核 - 退回 - 重提” 的循環(huán)不僅降低效率，更引發(fā)員工投訴，拉低 “財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度” 核心 KPI。更關(guān)鍵的是，人工填報(bào)導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量難以把控，分散的數(shù)據(jù)無(wú)法為成本管控、差旅優(yōu)化提供有效支撐，與 “V=F (D)” 理念中 “高質(zhì)量數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)價(jià)值創(chuàng)造” 的要求脫節(jié)。
合思對(duì)話式 AI 填單：讓報(bào)銷 “像聊天一樣簡(jiǎn)單”
為破解上述痛點(diǎn)，海亮教育引入合思對(duì)話式 AI 填單功能打造 “會(huì)聊天的報(bào)銷助手”，重構(gòu)報(bào)銷體驗(yàn)：
在填單環(huán)節(jié)，員工無(wú)需記憶規(guī)則，通過(guò)自然語(yǔ)言對(duì)話即可完成操作，系統(tǒng)依托 OCR 技術(shù)自動(dòng)識(shí)別發(fā)票信息，實(shí)時(shí)提示填寫錯(cuò)誤、材料缺失等問(wèn)題；合規(guī)校驗(yàn)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)內(nèi)置 200 余項(xiàng)費(fèi)用與稅務(wù)規(guī)則，在填單同步完成預(yù)審，按 “低風(fēng)險(xiǎn)自動(dòng)通過(guò)、中風(fēng)險(xiǎn)人機(jī)協(xié)同、高風(fēng)險(xiǎn)人工介入” 分級(jí)處理，大幅減少財(cái)務(wù)后端返工；同時(shí)，填單數(shù)據(jù)與商旅、稅務(wù)系統(tǒng)打通，形成標(biāo)準(zhǔn)化數(shù)據(jù)底座，為后續(xù)數(shù)據(jù)挖掘奠定基礎(chǔ)。
價(jià)值躍遷：從報(bào)銷效率到組織效能的全面提升
員工從報(bào)銷中釋放精力投入教學(xué)、運(yùn)營(yíng)等核心業(yè)務(wù)，提升財(cái)務(wù)服務(wù)認(rèn)可度；AI 預(yù)審提升單據(jù)合規(guī)性，降低報(bào)銷投訴率，推動(dòng)財(cái)務(wù)服務(wù)滿意度 KPI 向好；作為 “V=F (D)” 數(shù)智化理念落地場(chǎng)景，其與商旅數(shù)據(jù)挖掘、稅務(wù)成本優(yōu)化等舉措?yún)f(xié)同，支撐財(cái)務(wù)共享中心人效跨越式增長(zhǎng)，協(xié)同新加坡等跨國(guó)版塊，集團(tuán)合并報(bào)表次月 3 日即可出具。
