合思助力蜜絲婷實現(xiàn)推廣活動費用支出、預(yù)算執(zhí)行、ROI測算的精細(xì)化掌控，貫穿活動立項、費用申請、核銷報銷、數(shù)據(jù)分析全流程，深度匹配電商新零售企業(yè)財務(wù)管理新要求。
報銷效率提升
多系統(tǒng)收口合思
財務(wù)工作效率提升
“數(shù)字費控+商城一體化解決方案最大的貢獻(xiàn)是，與公司現(xiàn)有的OA、ERP、銷售等業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成，讓單據(jù)審批進(jìn)度透明可知，大幅度提升流程監(jiān)管力度，降低跨部門人工溝通成本，財務(wù)出納審核工作節(jié)省了80%，報銷周期從原先1個月縮短至1周內(nèi)。在數(shù)字費控+商城一體化解決方案+電商新零售行業(yè)化解決方案的雙重加持下，我們在財務(wù)數(shù)字化升級探索出了新的路徑——財務(wù)不再是孤島，而是可以和業(yè)務(wù)結(jié)合得更緊密，這一點難能可貴?！?/p>
——信息化部門總經(jīng)理·江文濤
蜜絲婷成立于1988年，是百特威(泰國)有限公司旗下化妝品品牌，栢特薇是蜜絲婷產(chǎn)品在中國區(qū)的獨家代理商，全面負(fù)責(zé)蜜絲婷的生產(chǎn)和銷售。根據(jù)天貓榜單數(shù)據(jù)顯示，蜜絲婷曾獲得進(jìn)口防曬類目No.1和天貓國際TMG獎，同時也獲得2022年ELLE 泰國美妝獎——“最佳連鎖美容護(hù)理品牌獎”。
財務(wù)無法前置業(yè)務(wù)端進(jìn)行預(yù)算管理、收益測算等，無法合理判斷費用支出的必要性，缺乏立項前的收益測算，長期以往企業(yè)可能存在負(fù)經(jīng)營風(fēng)險。
產(chǎn)品項目臺賬，管理該年度內(nèi)各產(chǎn)品預(yù)算金額、活動計劃金額、合同金額、付款金額，數(shù)據(jù)實時更新&執(zhí)行進(jìn)度自動計算。為業(yè)務(wù)部門提供「產(chǎn)品立項申請單」，提交單據(jù)經(jīng)由財務(wù)審批后，預(yù)算自動寫入臺賬。
了解 合思費控 > 免費試用>與網(wǎng)紅機構(gòu)合作，95%為預(yù)付款合同，財務(wù)追開票、追合同壓力大。業(yè)務(wù)先行，財務(wù)管理制度難規(guī)范。多種活動推廣形態(tài)，無票有票，有合同無合同繁亂復(fù)雜，人工追溯效率極低。
業(yè)務(wù)部門申請費用后自動創(chuàng)建活動計劃，關(guān)聯(lián)活動合同臺賬，進(jìn)行合同信息、合同狀態(tài)管理，可一鍵查看未歸檔/未蓋章合同；隨時了解合同當(dāng)前付款、開票進(jìn)度。若出現(xiàn)進(jìn)度滯后或長時間未歸檔，可智能提醒負(fù)責(zé)人。
了解 合思收款 > 免費試用>管理層需要財務(wù)數(shù)據(jù)報表給出公司經(jīng)營方向分析，但傳統(tǒng)數(shù)據(jù)僅能反映某項活動下的某個類目的產(chǎn)品下花了多少錢？缺乏ROI分析，難以支撐經(jīng)營決策。
業(yè)務(wù)申請費用時提供預(yù)計效果數(shù)據(jù)（如點贊數(shù)，轉(zhuǎn)發(fā)量），系統(tǒng)依據(jù)公式測算預(yù)計ROI、預(yù)計CVR等。自動在「活動計劃臺賬」中寫入，業(yè)財數(shù)據(jù)一目了然。結(jié)合高級報表，可在系統(tǒng)內(nèi)搭建多維度數(shù)據(jù)看板。
了解 合思BI > 免費試用>疫情三年間，線下消費場景受阻，線上實物消費成為主流。不過，線上實物零售總額的增長勢頭，仍然是整體承壓的。根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)采集入庫平臺數(shù)據(jù)顯示，2022年10月，網(wǎng)上實物零售總額為12132億元，累計增長率為7.2%。
增速承壓背后，折射出疫情讓人們消費能力受限，也預(yù)示著電商行業(yè)進(jìn)入成熟期，增量空間越來越小。因此，中腰部企業(yè)不再尋求如何高速增長，轉(zhuǎn)而追求在飽和的市場里保持標(biāo)桿地位。尤其是電商新零售行業(yè)，出于企業(yè)收入確認(rèn)模式的特殊性，它的財務(wù)分析不只分析“財務(wù)數(shù)據(jù)”，更多的需求是分析“業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)”，為業(yè)務(wù)增長與內(nèi)部策略提供決策支持。
為推進(jìn)財務(wù)數(shù)字化進(jìn)程，實現(xiàn)業(yè)財一體化融合，2022年4月合思與栢特薇(深圳)化妝品有限公司（以下簡稱“栢特薇”）展開深度合作，在電商新零售行業(yè)的財務(wù)數(shù)字化難題上，打造了垂直范本。
很多人了解栢特薇，是從蜜絲婷開始的。根據(jù)天貓榜單數(shù)據(jù)顯示，蜜絲婷曾獲得進(jìn)口防曬類目No.1和天貓國際TMG獎，同時也獲得2022年ELLE 泰國美妝獎——“最佳連鎖美容護(hù)理品牌獎”，在這背后，栢特薇做了長期而大量的深耕。
作為一家典型的新零售電商企業(yè)，栢特薇的業(yè)務(wù)模式集中在——借助各種線上線下渠道、推出各類營銷活動、與垂直網(wǎng)絡(luò)紅人合作等多維度廣泛觸達(dá)目標(biāo)用戶，從公域流量池引流拉新至私域池，并通過持續(xù)內(nèi)容和活動輸出進(jìn)行營銷裂變、增加復(fù)購。為了更好地支撐線上線下業(yè)務(wù)的發(fā)展，此前，栢特薇在供應(yīng)鏈、銷售系統(tǒng)、OA審批、財務(wù)核算等方面采用了通天曉、釘釘、金蝶等多家獨立系統(tǒng)管理，但數(shù)據(jù)穿透是難題。
在栢特薇信息總江文濤看來，“此前，我們的信息化階段主要是單個部門的運用，極少有跨部門的融合與集成，使用價值具體反映在工作效率提高層面；進(jìn)入了數(shù)字化階段，則是在公司的全部工作流程中開展數(shù)字化的連通，破除部門壁壘、數(shù)據(jù)信息壁壘，完成跨部門的系統(tǒng)互通、數(shù)據(jù)信息互聯(lián)，實現(xiàn)全程連通數(shù)據(jù)融合，從而實現(xiàn)為業(yè)務(wù)賦能，為管理決策提供支撐?！苯臐寡?，“隨著大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等新一代信息化數(shù)字化技術(shù)發(fā)展，用戶和市場對產(chǎn)品和服務(wù)的需求發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)更需要數(shù)字化來重新定義企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程、經(jīng)營管理模式、研發(fā)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)等，提高商業(yè)創(chuàng)新能力?！?/span>
栢特薇積極拓展與不同平臺、網(wǎng)紅達(dá)人的合作，推出各式各樣的營銷活動，2022年線上整體營收相較2021年增速超80%，但基于電商新零售業(yè)務(wù)特性，其核心成本支出集中以下三部分：
||| 引流拉新的公域渠道營銷費，例如抖音小紅書等站外投放、紅人合作等；
||| 線索轉(zhuǎn)化中涉及的打折、優(yōu)惠券相關(guān)（一般為虛擬成本，直接從毛利中扣掉，部分大公司優(yōu)惠券是需要走業(yè)務(wù)流申請，而后折算到項目組做成本管理）；
||| 各類營銷活動所需要的實物物料費、產(chǎn)品包材耗材等；
“除此之外，我們還要背負(fù)網(wǎng)紅機構(gòu)的差旅費用，以及其他對私支付款項?！睎嗵剞睒I(yè)務(wù)BP孫棟海表示，“與網(wǎng)紅機構(gòu)的預(yù)付款項目比較多，其中95%預(yù)付給各類營銷活動。但由于機構(gòu)數(shù)量巨大，需要付出更多的時間用于發(fā)票需要追回、核銷以及效果跟蹤。因此，栢特薇亟需引入數(shù)字化財務(wù)管理，對各類營銷活動費用支出、預(yù)算執(zhí)行、ROI測算的精細(xì)化掌控?！?/span>
在合思電商新零售行業(yè)化解決方案加持下，栢特薇的上述痛點一一打破。這一解決方案專門針對電商新零售行業(yè)的財務(wù)數(shù)字化難題，通過貫穿活動立項、費用申請、核銷報銷、數(shù)據(jù)分析全流程，將財務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的結(jié)合，讓企業(yè)所花費的每一筆費用的有據(jù)可循。
活動立項管理，項目預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度、付款金額實時更新。搭建「產(chǎn)品項目臺賬」，管理該年度內(nèi)各產(chǎn)品預(yù)算金額、活動計劃金額、合同金額、付款金額，數(shù)據(jù)實時更新并執(zhí)行比例自動計算；同時，系統(tǒng)內(nèi)可提供「產(chǎn)品項目審批單」，當(dāng)業(yè)務(wù)部門有立項需求時，提交單據(jù)經(jīng)由財務(wù)審批通過后即可自動寫入臺賬內(nèi)相應(yīng)產(chǎn)品信息。
管理各類營銷活動，如日常活動、短視頻種草、直播合作等。搭建「活動計劃臺賬」，可管理各類型營銷活動，實現(xiàn)活動與產(chǎn)品智能關(guān)聯(lián)。記錄活動合作紅人、所屬級別、合作店鋪、關(guān)聯(lián)產(chǎn)品等信息并與產(chǎn)品臺賬互相穿透。同時，系統(tǒng)內(nèi)還提供「活動計劃審批單」，業(yè)務(wù)部門提交信息后，臺賬內(nèi)可自動寫入該活動計劃信息。
||| 提單時業(yè)務(wù)部門提供效果數(shù)據(jù)，系統(tǒng)可依據(jù)公式測算預(yù)計ROI、預(yù)計CVR等。申請前進(jìn)行活動效果預(yù)期管理。
||| 若通過系統(tǒng)集成將收入數(shù)據(jù)導(dǎo)入，則可在臺賬內(nèi)實現(xiàn)收入與花費的對比，實時顯示活動ROI。
||| 將各平臺信息、不同級別活動信息、紅人信息預(yù)置在系統(tǒng)內(nèi)，業(yè)務(wù)提單時可自動帶出，高效管理。
營銷活動合同管理，框架&非框合同均可高效管理。搭建「活動合同臺賬」，進(jìn)行合同信息、合同狀態(tài)管理，可一鍵查看未歸檔/未蓋章合同；隨時了解合同當(dāng)前付款、開票進(jìn)度。
深耕電商行業(yè)，一切場景都可拓。除了上述場景外，針對其他電商行業(yè)可能出現(xiàn)的場景需求，合思也提供了深度匹配的解決方案，按照企業(yè)業(yè)務(wù)開展的實際場景提供可自定義的方案模板。
||| 渠道營銷費管理：管理各個產(chǎn)品在不同推廣渠道如微博、小紅書、抖音、淘寶等的預(yù)算總額、已花費總額及執(zhí)行進(jìn)度，超額可預(yù)警。
||| 虛擬成本管理：管理優(yōu)惠券卡券等虛擬權(quán)益的兌換、使用情況、規(guī)范虛擬權(quán)益等使用規(guī)則，通過流程管控降低成本；同時，導(dǎo)入相關(guān)數(shù)據(jù)可監(jiān)測不同折扣對促進(jìn)客戶消費的轉(zhuǎn)化情況。
||| 直播收入管理：管理每場直播的預(yù)算總額、預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度；收入數(shù)據(jù)登記后可智能監(jiān)測直播轉(zhuǎn)化率。
同時，上述方案內(nèi)的字段都可以按照企業(yè)需求進(jìn)行自定義調(diào)整，合思提供靈活的自定義能力，收入類數(shù)據(jù)也可通過系統(tǒng)集成寫入臺賬內(nèi)。
孫棟海表示，“相較于傳統(tǒng)的企業(yè)預(yù)算先行，電商行業(yè)做預(yù)算特別困難。電商行業(yè)需要將大預(yù)算包拆解到一個一個小預(yù)算計劃里，同時要預(yù)留出一定的彈性空間，確保預(yù)算不超標(biāo)。另外，需要跟進(jìn)小預(yù)算與實際達(dá)成的效果，動態(tài)調(diào)整下一個活動周期的活動‘打法’，包括評估網(wǎng)紅的產(chǎn)出效果、產(chǎn)品推廣效果等等。引入合思的電商新零售行業(yè)解決方案后，栢特薇通過對財務(wù)數(shù)據(jù)分析與財務(wù)管理進(jìn)行深度挖掘，不僅為業(yè)務(wù)應(yīng)對與調(diào)整的策略提供有力支撐，而且分析各個事業(yè)部的盈利能力、成本控制能力等，實現(xiàn)企業(yè)預(yù)算控制與降本增效目標(biāo)?！?/span>
在引入合思費控+商城解決方案前，栢特薇在業(yè)務(wù)端審批報銷、員工差旅預(yù)算控制等方面也遇到管理難題。一方面，公司業(yè)務(wù)人員100+人，再加上網(wǎng)紅機構(gòu)人員的差旅需求，員工需要大量且高額的個人墊付；采用釘釘審批時，整個流程卡點不清晰，一旦出現(xiàn)退單，整個審批流會永久消失，不利于信息溯源。另一方面，財務(wù)人員需要投入大量時間用于核對單據(jù)和發(fā)票的真?zhèn)巍⒑蓑灨鞑块T費用是否超標(biāo)、手工核對補助標(biāo)準(zhǔn)等等。
為了進(jìn)一步釋放員工、財務(wù)等報銷壓力，縮短員工報銷周期，栢特薇財務(wù)部門引入合思“數(shù)字費控+商城”一體化解決方案，實現(xiàn)全鏈路數(shù)字化閉環(huán)，不僅可讓員工因公消費實現(xiàn)無需墊資、無需開票、無需提單，讓財務(wù)壓力極致釋放，數(shù)據(jù)流程安全合規(guī)，也可以讓企業(yè)打破數(shù)據(jù)孤島，實現(xiàn)事前、事中、事后全流程費用管控。
重塑組織運轉(zhuǎn)及審批流程：充分梳理栢特薇不同部門及組織的運轉(zhuǎn)流程，提前建立多種費用、合同等流程模板，員工可通過手機或電腦雙端隨時隨地發(fā)起審批，采用OCR識別、批量導(dǎo)入、拍照、手動輸入等多種靈活方式上傳發(fā)票及其他原始憑證，員工也可實時查看審批進(jìn)度，催辦對應(yīng)的審批人員。
費用管控前置、員工無需報銷：業(yè)務(wù)人員與網(wǎng)紅機構(gòu)發(fā)起差旅申請后，可從合思商城下單完成機票、火車票、酒店、餐飲等因公消費事項訂購，并通過預(yù)先設(shè)置不同城市、不同崗位級別等差旅標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行預(yù)算控制，消費超額可自動預(yù)警提醒。所有通過合思商城因公消費事項均采用對公支付、開票、結(jié)算，員工再也無需肩負(fù)大額墊資，網(wǎng)紅機構(gòu)的差旅費用管控也更加透明、可控。
靈活對接、打破系統(tǒng)間壁壘：合思依托自身強大的EAI Pro功能連接?xùn)嗵剞苯鸬攧?wù)核算系統(tǒng)，可將各類提報單據(jù)一鍵生成電子憑證，并記賬歸檔。海量發(fā)票信息通過系統(tǒng)完成自動校對、電子發(fā)票查重、驗真等，大幅減輕財務(wù)基礎(chǔ)的工作量。
