近年來，越來越多企業(yè)意識(shí)到建設(shè)電子會(huì)計(jì)檔案的重要性，但在實(shí)際操作中，大多數(shù)企業(yè)采用的是“雙軌制+雙套制”的檔案管理系統(tǒng)，這不僅會(huì)導(dǎo)致工作量比傳統(tǒng)方式更高、流程也更復(fù)雜。以至于許多企業(yè)在完成電子會(huì)計(jì)檔案的建設(shè)后卻陷入了“買而不用”的困境。合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)采用“單軌制+單套制”為企業(yè)減負(fù)，推動(dòng)了電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的真正落地。
數(shù)字化時(shí)代，將檔案裝訂成冊(cè)、并進(jìn)行編碼打標(biāo)簽的傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式已經(jīng)逐漸退出了歷史舞臺(tái)。圈內(nèi)人一直認(rèn)為，這樣的方式在未來發(fā)展是沒有出路的，更先進(jìn)的電子化管理方式必將成為主流。
合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)的出現(xiàn)打破了“雙軌制+雙套制”現(xiàn)狀，將線上線下流程并存的檔案管理方式優(yōu)化為電子檔案。為此，合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)率先采用了“單軌制+單套制”，并通過這一路徑實(shí)現(xiàn)電子會(huì)計(jì)檔案的核心應(yīng)用價(jià)值——會(huì)計(jì)檔案不打印。企業(yè)在引進(jìn)合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)之后，電子文件、紙質(zhì)文件將全部實(shí)行電子歸檔，僅保留紙質(zhì)原文件及少量的具有永久保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)打印件，作為備查。
合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)所采用的“單軌制+單套制”是企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理的最高形態(tài)，這一點(diǎn)已成為業(yè)內(nèi)共識(shí)，但有很多企業(yè)無法擺脫紙質(zhì)檔案管理階段，究其根本原因，在于企業(yè)自身無法明確會(huì)計(jì)檔案中哪一部分是可以不打印的，哪一部分是需要打印出來的。合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)提示，企業(yè)內(nèi)部生成的電子版原文件可以不打印，外部來源的可靠的電子原文件也不需要打印，只有具有永久保存價(jià)值的才需要打印。
可以看出，在電子會(huì)計(jì)原始文件越來越多的情況下，合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)真正可以實(shí)現(xiàn)高效管理檔案，幫助企業(yè)降本增效。同時(shí)合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)減少了紙張的浪費(fèi)，幫助企業(yè)更好節(jié)能減排，綠色發(fā)展。
通過全面閉環(huán)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)可以讓企業(yè)電子會(huì)計(jì)文件始終以電子狀態(tài)平穩(wěn)運(yùn)行，以電子存檔方式最終完成歸檔。合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了以數(shù)字化思維去管理、利用檔案，保證電子會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性全面落地。
在采集方面，合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)通過電子原文件校驗(yàn)、業(yè)務(wù)質(zhì)檢、四性檢測(cè)等檢測(cè)方案，保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)完整和合規(guī)；在整理制檔方面，合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)以元數(shù)據(jù)管理和規(guī)則引擎的組合應(yīng)用替換人工整理組裝，制檔過程防篡改和數(shù)據(jù)泄露；在數(shù)據(jù)安全方面，合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)采用在線備份、異地備份、容災(zāi)備份、定期檢測(cè)、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等安全機(jī)制，確保電子會(huì)計(jì)檔案電子化存儲(chǔ)安全；在調(diào)取利用方面，合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)利用環(huán)節(jié)以線上利用為主，紙檔只做備查，讓電子會(huì)計(jì)檔案真正發(fā)揮高效、共享、全面的價(jià)值。
隨著全電時(shí)代的到來，電子文件越來越普及，合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)可助力企業(yè)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案全量數(shù)字化，達(dá)成企業(yè)財(cái)務(wù)檔案管理工作中“降本增效”的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)真正的“無需歸檔”。
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