財(cái)務(wù)部從企業(yè)財(cái)務(wù)管理中心轉(zhuǎn)化為全面驅(qū)動(dòng)經(jīng)營活動(dòng)的數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建基于合思費(fèi)控平臺(tái)的全業(yè)務(wù)鏈條的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司的敏捷管理。
財(cái)務(wù)部專職人員減少
人員編制減少帶來的成本節(jié)約
報(bào)銷時(shí)間節(jié)約
遠(yuǎn)界咨詢創(chuàng)立于 2004 年，是一家實(shí)施阿米巴經(jīng)營模式的綜合性專業(yè)咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)涵蓋戰(zhàn)略咨詢 、營銷咨詢 、企業(yè)文化咨詢 、活動(dòng)及新媒體運(yùn)營 、人力資源咨詢與培訓(xùn) 、數(shù)字化學(xué)習(xí) 、互聯(lián)網(wǎng)及運(yùn)營等領(lǐng)域。公司注冊資金 8000 萬元人民幣，資產(chǎn)總額超三千萬元 ?？偛吭O(shè)在深圳市，在廣州 、杭州設(shè)立分公司。
企業(yè)事業(yè)部下屬十三個(gè)業(yè)務(wù)中心，均以阿米巴模式運(yùn)作，實(shí)施獨(dú)立運(yùn)營、獨(dú)立核算、獨(dú)立考核的閉環(huán)管理。缺乏協(xié)同平臺(tái)，財(cái)務(wù)要花費(fèi)大量時(shí)間人力確認(rèn)、調(diào)整、分類、歸集數(shù)據(jù)。隨著管理復(fù)雜性提高，財(cái)務(wù)工作造成很大負(fù)擔(dān)。
長久以來，驅(qū)動(dòng)公司管理決策的不是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而是業(yè)務(wù)人員的匯報(bào)。業(yè)務(wù)中心到公司平臺(tái)，時(shí)刻都產(chǎn)生著大量的信息與知識(shí)，分散各處，形成信息孤島，難以得到利用，更談不是支撐決策。如財(cái)務(wù)部門關(guān)注的只是最終的核算數(shù)據(jù)，其它信息如人力資源、商務(wù)招投標(biāo)、供應(yīng)商、合同、項(xiàng)目實(shí)施等則分散在其他部門。沒有數(shù)據(jù)，就沒有科學(xué)的決策。
遠(yuǎn)界咨詢創(chuàng)立于 2004 年，是一家實(shí)施阿米巴經(jīng)營模式的綜合性專業(yè)咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)，業(yè)務(wù)涵蓋戰(zhàn)略咨詢 、營銷咨詢 、企業(yè)文化咨詢 、活動(dòng)及新媒體運(yùn)營 、人力資源咨詢與培訓(xùn) 、數(shù)字化學(xué)習(xí) 、互聯(lián)網(wǎng)及運(yùn)營等領(lǐng)域。公司注冊資金 8000 萬元人民幣，資產(chǎn)總額超三千萬元 。總部設(shè)在深圳市，在廣州 、杭州設(shè)立分公司。
在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，管理咨詢業(yè)經(jīng)歷著重大的變革 。在這個(gè)以知識(shí)服務(wù)創(chuàng)造價(jià)值的行業(yè)，對需求的響應(yīng)速度逐漸成為客戶的核心需求 。為此，遠(yuǎn)界咨詢提出“以財(cái)務(wù)為抓手的敏捷管理”的經(jīng)營思路 。然而，要同時(shí)做到確保服務(wù)質(zhì)量、迅速響應(yīng)需求、保障業(yè)務(wù)安全這三個(gè)方面，如果沒有一個(gè)全新管理系統(tǒng)的支撐，也不過是“既要又要還要”的一廂情愿。幸運(yùn)的是，“遠(yuǎn)界合思費(fèi)控管理系統(tǒng)”帶來了一個(gè)顛覆性、革命性的解決方案。
01挑戰(zhàn)：阿米巴經(jīng)營模式的管理難題
挑戰(zhàn)1：財(cái)務(wù)信息如何有效支持公司阿米巴經(jīng)營模式，幫助決策層兼顧業(yè)務(wù)單元的獨(dú)立性與整體資源的協(xié)同性這兩個(gè)因素？
去中心化的決策機(jī)制才能提升企業(yè)運(yùn)營速度，因此阿米巴經(jīng)營模式是公司敏捷管理的核心要素。公司四個(gè)事業(yè)部下屬的十三個(gè)業(yè)務(wù)中心，均以阿米巴模式運(yùn)作，實(shí)施獨(dú)立運(yùn)營、獨(dú)立核算、獨(dú)立考核的閉環(huán)管理。如果沒有一個(gè)協(xié)同的平臺(tái)，財(cái)務(wù)部門就要花費(fèi)大量的時(shí)間人力，將業(yè)務(wù)過程中發(fā)生的各種數(shù)據(jù)確認(rèn)、調(diào)整、分類、歸集。隨著業(yè)務(wù)分類越細(xì)，管理復(fù)雜性成指數(shù)上升，對財(cái)務(wù)工作構(gòu)成很大的負(fù)擔(dān)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門提供整體的經(jīng)營數(shù)據(jù)也只是各個(gè)業(yè)務(wù)中心信息的簡單匯總，缺乏比較與分析，難以幫助管理者掌握業(yè)務(wù)過程，以實(shí)現(xiàn)“1+1>2”的資源協(xié)同與聚合效應(yīng)。
挑戰(zhàn) 2: 公司如何把握管理的邊界和尺度，實(shí)現(xiàn)簡單但不簡陋的管理要求？
敏捷管理的背后就是 “管理即成本，越簡單越好”這一基本的管理理念。扁平的組織層級(jí)、精簡的職能部門 、被充分授權(quán)的人員，都是其體現(xiàn)。 但如何避免簡單管理可能帶來的制度標(biāo)準(zhǔn)不明確、關(guān)鍵事項(xiàng)的管理缺失、業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的管理失控，真正做到“管理簡單但不簡陋”，是公司面對的重要挑戰(zhàn)。 財(cái)務(wù)部門作為企業(yè)運(yùn)營的樞紐，發(fā)揮著事前規(guī)劃、事中控制、事后評(píng)價(jià)的核心管理職能，因而成為應(yīng)對這一挑戰(zhàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。
挑戰(zhàn) 3: 平臺(tái)管理如何從基于匯報(bào)轉(zhuǎn)變?yōu)榛跀?shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)經(jīng)營活動(dòng)的科學(xué)管理？
長久以來，驅(qū)動(dòng)公司管理決策的不是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，而是業(yè)務(wù)人員的匯報(bào)。雖然從業(yè)務(wù)中心到公司平臺(tái)，每時(shí)每刻都產(chǎn)生著大量的信息與知識(shí)，但因?yàn)檫@些信息與知識(shí)分散在各處，形成一個(gè)個(gè)的信息孤島，難以得到利用，更談不是支撐決策。比如，財(cái)務(wù)部門關(guān)注的只是最終的核算數(shù)據(jù)，而財(cái)務(wù)上游的其它信息，如人力資源信息、商務(wù)招投標(biāo)信息、供應(yīng)商信息 、合同信息、項(xiàng)目實(shí)施信息、業(yè)務(wù)知識(shí)等則分散在其他部門。沒有數(shù)據(jù)，就沒有科學(xué)的決策。只有基于數(shù)據(jù)，才能實(shí)現(xiàn)“快而準(zhǔn)”的敏捷管理。因此，遠(yuǎn)界咨詢迫切需要建立公司級(jí)的數(shù)據(jù)中心，而這一責(zé)任又落到了財(cái)務(wù)部門。
02響應(yīng)：從“費(fèi)控報(bào)銷中心”到“經(jīng)營管理引擎”
基于上述痛點(diǎn)，遠(yuǎn)界咨詢將財(cái)務(wù)部從企業(yè)財(cái)務(wù)管理中心轉(zhuǎn)化為全面驅(qū)動(dòng)經(jīng)營活動(dòng)的數(shù)據(jù)中心，構(gòu)建基于合思費(fèi)控平臺(tái)的全業(yè)務(wù)鏈條的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)公司的敏捷管理。
從支持阿米巴經(jīng)營的敏捷管理的整體需求出發(fā)，遠(yuǎn)界合思費(fèi)控管理系統(tǒng)定位從“費(fèi)控報(bào)銷中心”升級(jí)到公司的“經(jīng)營管理引擎”，讓系統(tǒng)整合公司全部的管理流程、資源和數(shù)據(jù)，并以此規(guī)劃系統(tǒng)的功能模塊和功能聯(lián)動(dòng)，設(shè)計(jì)出包括：財(cái)務(wù)管理、計(jì)劃和預(yù)算管理、項(xiàng)目管理、商務(wù)管理 (招投標(biāo)管理和資質(zhì)管理) 、采購管理、差旅管理、人力資源管理、培訓(xùn)師資管理等在內(nèi)的8大功能模塊，以此建立起支持阿米巴經(jīng)營的數(shù)據(jù)體系。
遠(yuǎn)界合思費(fèi)控管理系統(tǒng)的上線，使遠(yuǎn)界咨詢當(dāng)年就實(shí)現(xiàn)了經(jīng)營規(guī)模和經(jīng)營利潤的雙增長 。2022 年，在新冠疫情對業(yè)務(wù)造成重大持續(xù)的沖擊，在單個(gè)項(xiàng)目規(guī)模下降、實(shí)施中斷、對特定地區(qū)人員的限制、經(jīng)常性的臨時(shí)更換人員所造成的成本上升的情況下，系統(tǒng)上線和財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型支持公司獲得業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，并同時(shí)帶來效益提升和成本節(jié)約， 有效地對沖了種種成本上升因素，并對公司的管理文化發(fā)生了深刻的影響。
遠(yuǎn)界合思費(fèi)控系統(tǒng)的上線，不僅僅讓財(cái)務(wù)部門運(yùn)營效率大幅提升，更使財(cái)務(wù)部門從過去的“財(cái)務(wù)報(bào)銷費(fèi)控中心”升級(jí)為公司的數(shù)據(jù)中心，成為業(yè)務(wù)決策的駕駛艙。從公司管理層到每個(gè)業(yè)務(wù)中心的負(fù)責(zé)人，通過合思費(fèi)控的數(shù)據(jù)信息，及時(shí)的掌握業(yè)務(wù)的真實(shí)狀況，做出科學(xué)有效的決策。合思費(fèi)控使公司每一個(gè)管理者都“胸中有數(shù)”，對決定業(yè)務(wù)質(zhì)量 (實(shí)施狀況，客戶滿意，業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等) 的數(shù)量標(biāo)準(zhǔn)有強(qiáng)烈的數(shù)據(jù)感。
財(cái)務(wù)部門的專職人員從之前6人減少到5人。人員的減少，一方面得益于合思費(fèi)控系統(tǒng)以接替、簡化的方式，將財(cái)務(wù)人員從過去的費(fèi)用報(bào)銷、費(fèi)用管理、支付管理、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整理、業(yè)績核算工作中釋放出來。另一方面得益于系統(tǒng)所支持的定位和職能轉(zhuǎn)變。例如，財(cái)務(wù)部的成本經(jīng)理從過去成本數(shù)據(jù)收集、整理、審核監(jiān)督工作中釋放出來，轉(zhuǎn)而擔(dān)任集中采購部負(fù)責(zé)人，充實(shí)采購部門的成本控制職能和力量，即將人力資源投入到直接的成本節(jié)約活動(dòng)中，包括供應(yīng)商選擇、供應(yīng)商招標(biāo)和商務(wù)談判中。同時(shí)，財(cái)務(wù)部人員減少帶來的直接成本節(jié)約為30萬。
隱形方面，使業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人具備全域的項(xiàng)目觀。借助合思費(fèi)控，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)獲取該業(yè)務(wù)領(lǐng)域以財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為核 心的所有項(xiàng)目的歷史與現(xiàn)狀信息，業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人在這個(gè)過程中越來越依賴數(shù)據(jù)信息來思考業(yè)務(wù)，而不是靠記憶與經(jīng)驗(yàn)，因此極大地拓展了管理的幅度和深度 。在系統(tǒng)上線之前，一個(gè)項(xiàng)目總監(jiān)可以做到有效管理三到五個(gè)項(xiàng)目，系統(tǒng)上線后，則可以有效管理十個(gè)乃至更多的項(xiàng)目；同時(shí)，也助力項(xiàng)目總監(jiān)實(shí)現(xiàn)對顧問智慧的精益管理。一個(gè)顧問思考公司內(nèi)部流程性問題花的時(shí)間越多，思考客戶問題的時(shí)間就越少。通過將公司流程和制度要求植入合思費(fèi)控，讓團(tuán)隊(duì)少在公司內(nèi)部動(dòng)腦筋，不知不覺地做正確的事 。
在顯性方面，遠(yuǎn)界合思費(fèi)控系統(tǒng)的價(jià)值重點(diǎn)體現(xiàn)在業(yè)務(wù)中心經(jīng)營成效的提升。由此，平臺(tái)規(guī)范，理順和簡化了內(nèi)部管理流程，帶來了業(yè)務(wù)中心管理時(shí)間成本節(jié)約，同時(shí)平臺(tái)提供的信息共享支持，帶來資源利用協(xié)同和效益提升。其中，差旅的計(jì)劃時(shí)間節(jié)約達(dá)到 50%以上；報(bào)銷時(shí)間節(jié)約達(dá)到 70%以上。
招投標(biāo)工作在合思費(fèi)控上線后，投標(biāo)數(shù)量大約為700個(gè)，節(jié)約的工作小時(shí)達(dá)到2100小時(shí)。此外，圍繞招投標(biāo)所進(jìn)行的各業(yè)務(wù)流程，包括報(bào)名 、保證金繳納及退回跟進(jìn) 、中標(biāo)結(jié)果的信息傳達(dá)、中標(biāo)項(xiàng)目的建檔各環(huán)節(jié)，都能無縫在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)和不同部門之間共享，極大提高招投標(biāo)和項(xiàng)目管理效率；在商務(wù)部人員減少2人的情況下，截至到11月底，商務(wù)部承擔(dān)了比2022年多20%投標(biāo)數(shù)量，在同等工作量下節(jié)約成本達(dá)到25萬。此外，集中采購部門的成本得到改善，人力資源管理部門的效能大幅提升。
公司管理實(shí)現(xiàn)了以數(shù)據(jù)簡化管理，摒棄主觀決策、模糊溝通；以數(shù)據(jù)作決策，以價(jià)值評(píng)估業(yè)務(wù)，這是因?yàn)楹纤假M(fèi)控能夠在不需專門投入統(tǒng)計(jì)時(shí)間的前提下，將業(yè)務(wù)過程中的數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)收集整理為核心數(shù)據(jù)指標(biāo)。同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了以授權(quán)代替指令，這是因?yàn)楹纤假M(fèi)控通過對信息流的實(shí)現(xiàn)可控、可視的管理，將風(fēng)險(xiǎn)的控制與管理要求植入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)授權(quán)清晰 (能做什么、不能做什么、誰來負(fù)責(zé)) ，避免了關(guān)鍵領(lǐng)域的管理缺失和管理風(fēng)險(xiǎn)的隱蔽和忽視。
03啟發(fā)：打造輕量級(jí)的智慧企業(yè)
中小企業(yè)普遍缺乏專業(yè)的信息技術(shù)人才與財(cái)務(wù)人才，再加上全面數(shù)字化解決方案所需要的高投入，這些都阻礙了中小企業(yè)的財(cái)務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。而遠(yuǎn)界合思費(fèi)控系統(tǒng)，以財(cái)務(wù)信息流為抓手，建立了一個(gè)輕巧靈動(dòng)，又充分滿足需求的信息系統(tǒng)，蛻變?yōu)橐詳?shù)字管理為核心的智慧企業(yè)。對于身處管理咨詢行業(yè)的遠(yuǎn)界公司，信息流不僅僅是管理流，它本身就是業(yè)務(wù)流、產(chǎn)品流。因此，這一系統(tǒng)所發(fā)揮的價(jià)值大大超出支撐性的財(cái)務(wù)管理范疇，為業(yè)務(wù)活動(dòng)的存在與維持提供了優(yōu)質(zhì)生態(tài)環(huán)境。這個(gè)生態(tài)體現(xiàn)了管理文化實(shí)踐化、管理流程最優(yōu)化、管理系統(tǒng)信息化三位一體的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。遠(yuǎn)界咨詢將項(xiàng)目的核心優(yōu)勢和領(lǐng)先總結(jié)為以下五點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)：
經(jīng)驗(yàn)1 ：啟動(dòng)項(xiàng)目工作時(shí)，要高舉高打
公司管理層在做出項(xiàng)目決策時(shí)，明確該項(xiàng)目作為公司戰(zhàn)略級(jí)的管理工程，必須具備超出財(cái)務(wù)管理的視野，不以簡單提升財(cái)務(wù)管理的專業(yè)化為目標(biāo)，而是以此為起點(diǎn)和途徑，通過財(cái)務(wù)管理的轉(zhuǎn)型和升級(jí)支持公司敏捷管理文化進(jìn)一步落地。
經(jīng)驗(yàn)2 : 梳理項(xiàng)目需求時(shí)，要抓大放小
抓大放小，就是以與業(yè)務(wù)高度緊密聯(lián)系的財(cái)務(wù)核心流程為起點(diǎn)和樞紐，將市場流程、采購流程、人力資源等平臺(tái)管理流程與之銜接。在遠(yuǎn)界，財(cái)務(wù)核心流程就是以項(xiàng)目為單元的核算流程。業(yè)務(wù)部門的核算都以項(xiàng)目為基礎(chǔ)，平臺(tái)管理部門的成本發(fā)生也以合理方式攤?cè)腠?xiàng)目，使得項(xiàng)目的成本統(tǒng)計(jì)科學(xué)、精密、及時(shí)，從而支持業(yè)務(wù)中心實(shí)現(xiàn)基于成本數(shù)據(jù)的項(xiàng)目管理，業(yè)務(wù)以數(shù)據(jù)為導(dǎo)航，在敏捷管理中實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。最終實(shí)現(xiàn)了以財(cái)務(wù)為核心的平臺(tái)管理部門與業(yè)務(wù)部門的流程聯(lián)通、信息低冗、數(shù)據(jù)共享。
經(jīng)驗(yàn)3: 優(yōu)選系統(tǒng)平臺(tái)時(shí)，要全面評(píng)估
充分利用合思費(fèi)控系統(tǒng)本身具備的靈活 、延展性，充分發(fā)揮其優(yōu)勢。合思費(fèi)控系統(tǒng)為用戶根據(jù)本身行業(yè)和業(yè)務(wù)特定，定制個(gè)性化功能提供了很大的空間，且用戶在定制各項(xiàng)化功能時(shí)，技術(shù)障礙小，幾乎不需要專門的IT人員， 經(jīng)過簡單的培訓(xùn)，即可勝任功能設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)。
經(jīng)驗(yàn)4: 確定項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，要雙重匹配
作為關(guān)乎公司管理戰(zhàn)略升級(jí)的項(xiàng)目，如何充分將管理理念和戰(zhàn)略要求轉(zhuǎn)化為具體的項(xiàng)目需求和功能實(shí)現(xiàn)，很具挑戰(zhàn)性。因此項(xiàng)目負(fù)責(zé)人既需要有充分的組織權(quán)力，放資源，定流程，劃界限，又要有精深的業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)知識(shí)，以保證這些決定的正確與有效，實(shí)現(xiàn)權(quán)務(wù)與能力的兩重匹配。因此，遠(yuǎn)界選擇了公司主管財(cái)務(wù)的高級(jí)合伙人擔(dān)任項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人和總設(shè)計(jì)師。
作為公司的創(chuàng)始合伙人之一，該合伙人共同主持了公司合伙制改造和阿米巴經(jīng)營模式的設(shè)計(jì)，有充分的組織權(quán)力。同時(shí)，她作為資深的咨詢顧問，有深厚的一線業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還擁有多年的財(cái)務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)。
經(jīng)驗(yàn)5: 實(shí)施項(xiàng)目落地時(shí)，要敏捷實(shí)施
在項(xiàng)目的實(shí)施管理上，遠(yuǎn)界咨詢認(rèn)為與其將精力消耗在細(xì)節(jié)反復(fù)修改、反復(fù)論證上，不如遵循“邊開發(fā)、邊使用、邊反饋、邊完善”的敏捷開發(fā)思路，從財(cái)務(wù)核心功能入手，有了實(shí)踐的反饋后再集中改善。
系統(tǒng)于 2022 年3月5日啟動(dòng)，在5月9日即正式投入運(yùn)行。此后一邊運(yùn)行系統(tǒng)，一邊對系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。合思費(fèi)控平臺(tái)對于這種開發(fā)模式提供了非常強(qiáng)大的靈活性和便利性，實(shí)現(xiàn)了邊運(yùn)行邊開發(fā)的模式。系統(tǒng)上線之初，有38個(gè)關(guān)鍵表單，上線以后，不斷擴(kuò)展功能，提升至56個(gè)，并且平均每個(gè)單據(jù)的更新版本達(dá)到5次以上，而系統(tǒng)運(yùn)行沒有中斷過一次。項(xiàng)目實(shí)施本身就是對公司敏捷管理文化的一次成功實(shí)踐。
