隨著企業(yè)財務數(shù)字化轉(zhuǎn)型進程加快，企業(yè)會計檔案也開始進入到了數(shù)字管理時代，紙質(zhì)會計檔案管理方式正在逐漸向電子會計檔案轉(zhuǎn)型升級。依照國家相關規(guī)定，會計檔案存儲強調(diào)文件的“原生性”，也就是，原生形態(tài)為電子文件的會計檔案，僅以打印紙質(zhì)存檔不再合規(guī)。這也就意味著，企業(yè)“化電為紙”的傳統(tǒng)管理方式終將會被拋棄。不過，在企業(yè)上線電子會計檔案后，“紙質(zhì)文件依然不敢扔”成為普遍存在的現(xiàn)象。
“電子會計檔案上線之后，紙張完全不留存，一旦電子會計檔案故障了怎么辦？”
“電子會計檔案數(shù)據(jù)被人為損壞或病毒入侵了怎么辦？”
“電子會計檔案中的數(shù)據(jù)和資料，可以永久保存不丟失嗎？”
很多企業(yè)不敢丟棄紙質(zhì)會計檔案的前提是，對電子會計檔案這一新生事物的可靠性信賴不高。事實上，與紙質(zhì)會計檔案易篡改、丟失、腐蝕、起火/浸水等諸多不確定因素相比，會計檔案電子化之后可具備更高的安全系數(shù)。如何保障“電子”如何比“紙質(zhì)”更安全？在會計檔案管理過程中，管理制度和管理平臺是影響電子會計檔案安全性的兩大關鍵。建議企業(yè)從這兩方面入手：
管理制度方面，在搭建檔案的管理平臺時，要先去梳理企業(yè)的檔案管理流程，健全我們檔案管理的制度，盡可能要從制度的層面去規(guī)范人員的管理行為，這樣我們可以最大可能去規(guī)避掉人為因素，導致電子會計檔案數(shù)據(jù)的不完整以及損壞。同時，需制定明確的備份制度和數(shù)據(jù)恢復制度，保證在遇到極端情況時，數(shù)據(jù)可及時恢復并極速提供使用。
管理平臺方面，企業(yè)對檔案管理平臺的疑惑通常集中在——檔案管理平臺是否會遇見網(wǎng)絡中斷，使用過程當中是否會無法點開查詢，以及檔案數(shù)據(jù)在電子形式下存儲是否會丟失等方面。因此，電子會計檔案管理平臺對檔案的生成、整理、備份等一系列環(huán)節(jié)都應有明確標準，并由此生成電子會計檔案管理平臺運行的底層邏輯。
基于科學的管理制度和完善的電子會計檔案管理平臺，企業(yè)上線電子會計檔案后，企業(yè)可獲得穩(wěn)定可靠的會計檔案電子化成效。那么，怎樣的電子會計檔案能真正做到穩(wěn)定可靠、萬無一失？
答案是：需有完備的安全機制。電子會計檔案系統(tǒng)的底層邏輯中，應包含防篡改、防惡意損壞、靈活備份等相關機制，確保檔案數(shù)據(jù)在進入到檔案系統(tǒng)后的安全性、完整性?；诖?，數(shù)據(jù)在系統(tǒng)運行中即便遇到了外部入侵、網(wǎng)絡中斷、系統(tǒng)崩潰等特殊情況，數(shù)據(jù)也不會丟失——通過管理制度中設定的分布式存儲、災備制度等備份機制，以及智能化的數(shù)據(jù)恢復入口，可保障系統(tǒng)平穩(wěn)運行并實現(xiàn)秒級數(shù)據(jù)恢復。這正是合思·易會檔的優(yōu)勢所在。
電子會計檔案系統(tǒng)故障的原因通常集中在三種極端情形：人為惡意損壞、病毒訪問、網(wǎng)絡中斷。
作為電子會計檔案全生命周期專屬管家，合思·易會檔基于電子檔案管理平臺內(nèi)置的加密，檔案系統(tǒng)底層防篡改、防損害等一系列相應機制，保障電子會計檔案全生命周期穩(wěn)定運行，可預防90%的惡意損壞和病毒訪問等情況發(fā)生。
一旦發(fā)生極端情況怎么辦？合思·易會檔靈活有效的災備機制，搭配企業(yè)預先設定的電子會計檔案管理制度，可對企業(yè)會計檔案進行全維備份。此外，區(qū)塊鏈技術也可為電子會計檔案系統(tǒng)帶來“雙重保護”。
一重保護：在多區(qū)塊的運營模式之下，同時會有多個節(jié)點在對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份。每個節(jié)點都會使用同一套數(shù)據(jù)，并通過自身加密算法實時驗證數(shù)據(jù)是否被篡改、損壞。
二重保護：區(qū)塊鏈上有多個節(jié)點，除檔案系統(tǒng)管理機制的災備系統(tǒng)外，區(qū)塊鏈的多節(jié)點存儲也可以起到數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)恢復等災備效果。每一個節(jié)點都會備份同一套數(shù)據(jù)，而這個數(shù)據(jù)即使電子會計檔案數(shù)據(jù)在突破了管理制度，也有系統(tǒng)底層邏輯承接，一旦本地災備數(shù)據(jù)發(fā)生丟失，區(qū)塊鏈上的數(shù)據(jù)也可響應恢復。
基于電子文件“單軌制+單套制”，合思·易會檔實現(xiàn)電子會計檔案的核心應用價值——會計檔案不打印。在合思·易會檔在企業(yè)內(nèi)部全面落地后，電子文件、紙質(zhì)文件將全部實行電子歸檔，僅保留紙質(zhì)原文件及少量的具有永久保存價值的電子會計檔案紙質(zhì)打印件，作為備查。
與此同時，為極致保障數(shù)據(jù)安全，合思·易會檔將在提供科學的管理制度規(guī)劃、完備的管理平臺之外，更將區(qū)塊鏈的技術與電子會計檔案深度結(jié)合，讓企業(yè)應用電子會計檔案的風險降至最低，真正做到電子會計檔案數(shù)據(jù)長久存儲、安全利用。
精彩活動早知道
關注“未來財務人研究院”公眾號
