在企業(yè)數(shù)字化升級(jí)轉(zhuǎn)型過程中,越來越多人意識(shí)到會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)的重要性。這其中,有的企業(yè)因?yàn)闆]有找到合適的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)而遲遲沒有引進(jìn),有的企業(yè)雖引進(jìn)了會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng),但是實(shí)用性不高被束之高閣。
提到現(xiàn)在常用的會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng),大多數(shù)是,“雙軌制+雙套制”的管理模式,這看似安全,但是在實(shí)際工作中,不僅使得一部分的電子數(shù)據(jù)散落在各處、增加了管理成本和調(diào)閱難度,實(shí)物管一套,電子管一套的雙軌制方式,也使工作量比傳統(tǒng)方式更高、流程也更復(fù)雜,實(shí)用性并不高。
為解決這樣的窘境,合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)采用“單軌制+單套制”的電子會(huì)計(jì)檔案管理模式,通過“無紙化”辦公產(chǎn)生和收集的電子文件,直接以電子方式歸檔,不再以“紙質(zhì)+電子”方式歸檔保存。
合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)所采用的的單軌制+單套制解決方案,則徹底打破了“雙軌制+雙套制”的弊端,讓工作更高效。據(jù)悉,合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部全面落地后,電子文件、紙質(zhì)文件將全部實(shí)行電子歸檔,僅保留紙質(zhì)原文件及少量的具有永久保存價(jià)值的電子會(huì)計(jì)檔案紙質(zhì)打印件,作為備查。無可否認(rèn),合思會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)所采用的“單軌制+單套制”是企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理的最高形態(tài),也是未來發(fā)展趨勢。
在合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)落地過程中,我們意識(shí)到,電子發(fā)票完全可以不打印的,甚至高達(dá)70%以上的其他財(cái)務(wù)文件均可不打印,在管理思維上完成轉(zhuǎn)變后,加之一套完備的、可真正落地單軌制+單套制方案的電子會(huì)計(jì)檔案,即可實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理電子化的最終目標(biāo)。
與其他管理系統(tǒng)相比,合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)有明顯不同。通過全面閉環(huán)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)可以讓企業(yè)電子會(huì)計(jì)文件始終以電子狀態(tài)平穩(wěn)運(yùn)行。合思會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)以電子存檔方式最終完成歸檔,以數(shù)字化思維去管理、利用檔案,保證電子會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性全面落地。
在檔案采集方面,合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)通過電子原文件校驗(yàn)、業(yè)務(wù)質(zhì)檢、四性檢測等檢測方案,保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)完整和合規(guī),支撐企業(yè)可以主動(dòng)在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)選擇不打印,始終以電子狀態(tài)運(yùn)行,更簡單,更高效。
在整理制檔方面,合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)以元數(shù)據(jù)管理和規(guī)則引擎的組合應(yīng)用替換人工整理組裝,制檔過程防篡改和數(shù)據(jù)泄露,實(shí)現(xiàn)制檔環(huán)節(jié)“無紙化”,完成電子會(huì)計(jì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訒?huì)計(jì)檔案的線上整理工作。
在數(shù)據(jù)安全方面,合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)在線備份、異地備份、容災(zāi)備份、定期檢測、數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)加密等安全機(jī)制,確保電子會(huì)計(jì)檔案電子化存儲(chǔ)安全。
在調(diào)取利用方面,合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)利用環(huán)節(jié)以線上利用為主,紙檔只做備查。非必要環(huán)節(jié),不再僅依賴紙質(zhì)檔案的提供,化被動(dòng)管理為主動(dòng)利用,讓電子會(huì)計(jì)檔案真正發(fā)揮高效、共享、全面的價(jià)值。
合思會(huì)計(jì)電子檔案系統(tǒng)幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)檔案全量數(shù)字化,數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)更完善、智能采集更精準(zhǔn)、檔案調(diào)取/利用更絲滑、數(shù)據(jù)更完整透明,大大減少了財(cái)務(wù)人員的工作量,解放了財(cái)務(wù)人員雙手,同時(shí)也有效規(guī)避了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn),高效助推企業(yè)發(fā)展。
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