中交水運規(guī)劃設計院有限公司，簡稱水規(guī)院（原交通部水運規(guī)劃設計院），成立于1951年，是新中國設立的第一家水運勘察、規(guī)劃與設計機構，在水運設計行業(yè)中最早具有獨立對外經(jīng)營權。設計了新中國第一座海港、第一座內(nèi)河港、第一座船廠、第一座40萬噸礦石碼頭、第一座45萬噸原油碼頭、第一個大型全集裝箱港區(qū)……為國內(nèi)外客戶提供了萬余項交通及城市建設工程的規(guī)劃、設計、管理和工程總承包等成果。

水規(guī)院圍繞“在現(xiàn)代綜合交通與城市高質(zhì)量發(fā)展領域，建設國際一流工程咨詢公司”的總體目標，通過“大水運+大城市”雙輪驅(qū)動發(fā)展模式打造“三特五型”新水規(guī)院，構建了縱橫一體化業(yè)務發(fā)展格局，橫向覆蓋水運、城市（建筑、市政、生態(tài)環(huán)境）、信息等多個行業(yè)，縱貫涉及產(chǎn)業(yè)研究、投融資、規(guī)劃、設計、勘測、工程總承包與工程管理等全產(chǎn)業(yè)鏈，業(yè)務分為高端咨詢、水運咨詢設計、工程、數(shù)字化、城市咨詢設計、海外、投資等七大業(yè)務板塊，已從傳統(tǒng)的水運設計院發(fā)展成為綜合性強、高端咨詢優(yōu)勢明顯、科技創(chuàng)新能力突出的綜合性工程咨詢公司。

財務管理智能化轉型刻不容緩

1.傳統(tǒng)財務管理面臨轉型的需求

傳統(tǒng)財務管理面臨數(shù)字化轉型、業(yè)財一體化管理過程中急需改變?nèi)斯こ潭雀?、業(yè)務財務相對脫節(jié)的現(xiàn)狀。舉例來說，財務數(shù)據(jù)與生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)一致性與及時性管理存在不足；預算系統(tǒng)無法及時統(tǒng)計分類匯總執(zhí)行數(shù)，生產(chǎn)人員、財務人員無法隨時掌握不同層面預算執(zhí)行數(shù)的難點問題；紙質(zhì)會計檔案如山、歸檔人手不夠、速度慢；在應用財務系統(tǒng)過程中收款認領由業(yè)務人員操作,操作較為復雜的局面。

2.綜合“效益與效能”的財務管理智能升級

首先要樹立智能化財務管理理念。第一智能化財務管理要實現(xiàn)業(yè)務驅(qū)動財務，第二明確業(yè)務與財務的關系，第三通過智能財務管理平臺實現(xiàn)信息共享以及應用。

然后完善智能管理平臺。通過大數(shù)據(jù)獲取的信息數(shù)據(jù)進行分析和篩選，挖掘適合企業(yè)發(fā)展的數(shù)據(jù)，滿足企業(yè)戰(zhàn)略目標設定，使得數(shù)據(jù)質(zhì)量和應用效果得到提升。在建立智能化財務管理信息時，基于企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀、業(yè)務發(fā)展狀態(tài)、業(yè)財融合財務管理內(nèi)容，確保財務管理滿足企業(yè)發(fā)展要求。

財務轉型方案與過程

基于綜合“效益與效能”智能財務管理的業(yè)財一體化應用管理，借助智能化手段建立智能運營體系，管理框架見下圖1財務云智能系統(tǒng)架構和圖2綜合“效益與效能”智能財務管理框架。

圖1  財務云智能系統(tǒng)架構

圖2  綜合“效益與效能”智能財務管理框架

智能財務應用

基于綜合“效益與效能”的智能財務應用實踐主要是財務部門全程設計并參與，通過實踐與生產(chǎn)經(jīng)營相結合，不斷優(yōu)化管理流程，提升管理水平。

（一）財務云智能系統(tǒng)上線（浪潮公司）

1.賬套上線與模塊使用

全部賬套納入財務云系統(tǒng)，使用應收應付模塊、稅務模塊、司庫模塊、資產(chǎn)模塊、預算模塊、報賬模塊和總賬模塊。

應收應付模塊數(shù)據(jù)按財務云上線時點余額進行初始，后續(xù)由各報賬單在憑證生成環(huán)節(jié)，控制模塊數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和沖銷。稅務模塊通過百望系統(tǒng)引入進項發(fā)票和銷項發(fā)票數(shù)據(jù)，實現(xiàn)財務云在線抵扣勾選和開具銷項發(fā)票。司庫模塊囊括了全部的銀行賬戶，最大限度實現(xiàn)銀企直聯(lián)。收入成本由業(yè)務系統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營平臺推送，費用報銷類單據(jù)由智慧費控系統(tǒng)推送?？傎~模塊數(shù)據(jù)也是按財務云上線時點余額進行初始，后續(xù)由各報賬單在憑證生成環(huán)節(jié)，生成總賬數(shù)據(jù)。總賬模塊與其他模塊通過流程和單據(jù)建立對應關系。

2.業(yè)財對接重繪自建系統(tǒng)業(yè)務流程

自建系統(tǒng)生產(chǎn)經(jīng)營平臺與財務云系統(tǒng)的收入成本類單據(jù)集成，實現(xiàn)自建系統(tǒng)填寫，推送到財務云。為了更好的達成業(yè)財融合，參照財務云系統(tǒng)，重新梳理了生產(chǎn)經(jīng)營平臺的業(yè)務流程。

在投標環(huán)節(jié)，生產(chǎn)經(jīng)營平臺對接主數(shù)據(jù)系統(tǒng)，基于主數(shù)據(jù)編碼，獲取賬戶信息，通過“保證金付款單”同步財務云系統(tǒng)，實現(xiàn)結算和記賬。項目中標后，在生產(chǎn)經(jīng)營平臺發(fā)起合同審批，待審批通過并簽訂后，信息同步至“合同管理系統(tǒng)”，反饋合同主數(shù)據(jù)碼，同時下發(fā)財務云系統(tǒng)。

為確保收入、成本數(shù)據(jù)準確，生產(chǎn)經(jīng)營平臺在系統(tǒng)層面做了管控：產(chǎn)值金額≥結算金額。對于付款類合同，生產(chǎn)部門依據(jù)合同條款、成果文件上報“產(chǎn)值”形成“對下結算單”，經(jīng)各部門審核，同步財務云，記作“應付暫估款”。待生成部門拿到發(fā)票，填寫“收票管理”形成“對下結算單”收票轉換，同步財務云，記作“應付結算款”。待憑證生成后，系統(tǒng)獲取到應付單據(jù)編號，生產(chǎn)部門填寫“付款審批”形成“業(yè)務支付申請”，同步財務云后，審核、結算、記賬。完成全部流程。

對于收入類合同，生產(chǎn)部門按進度確認產(chǎn)值，提交“通用收入確認單”，提交財務云確認收入，提交發(fā)票申請，開具發(fā)票，做開票轉換記作“應收結算款”。待收到合同款，進入財務云“收款認領”模塊，核銷應收，完成全部流程。

水規(guī)院與北京合思信息技術有限公司合作采用了“智慧費控”系統(tǒng)作為日常費用報銷的平臺。在審批環(huán)節(jié)，各級領導在企業(yè)微信可以收到待辦提示，保障審批效率。另外，系統(tǒng)支持在任意節(jié)點駁回，可選擇重新走審批，也可選擇直接提交到當前審批節(jié)點，一定程度上簡化了審批環(huán)節(jié)，提升報銷速度。此外，智慧費控系統(tǒng)集成了預算模塊，在單據(jù)提交、審批的各個流程，實時查詢預算執(zhí)行數(shù)據(jù)并傳給“生產(chǎn)經(jīng)營平臺”，使數(shù)據(jù)在兩個平臺均可查詢、使用，確保數(shù)據(jù)精準可靠，同時實現(xiàn)費用預算剛性自動管控。

3.廣泛使用統(tǒng)建系統(tǒng)

水規(guī)院較好地使用了財務云統(tǒng)建系統(tǒng)。門戶、商旅、人力資源、合同管理、供應鏈管理、中交主數(shù)據(jù)、影像系統(tǒng)、財務云報表系統(tǒng)的高度集成；打通了組織機構、業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的流轉通道。

生產(chǎn)經(jīng)營平臺與合同管理系統(tǒng)、主數(shù)據(jù)系統(tǒng)和財務云系統(tǒng)集成，實現(xiàn)各類數(shù)據(jù)的賦碼與回傳。智慧費控平臺與中交商旅系統(tǒng)集成，實現(xiàn)商旅訂單自動獲取并推送至財務云。依托人力系統(tǒng)，已實現(xiàn)薪酬類單據(jù)從人資系統(tǒng)推送至財務云。

（二）人工智能助推財務系統(tǒng)智能升級

1.緊追信息技術發(fā)展前沿，上線電子會計檔案系統(tǒng)

根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《關于規(guī)范電子會計憑證報銷

入賬歸檔的通知》，水規(guī)院與北京合思信息技術有限公司合作上線電子會計檔案系統(tǒng)。該系統(tǒng)與財務云、智慧費控系統(tǒng)集成，通過抓取財務云系統(tǒng)的記賬憑證、電子影像等結構化數(shù)據(jù)，形成一套獨立、安全、完整的財務數(shù)據(jù)。

電子會計檔案系統(tǒng)成效顯著。一方面，各部門經(jīng)授權用戶可以不受時間、地域限制，自主查閱電子憑證，深度挖掘數(shù)據(jù)價值，智能剖析財務數(shù)據(jù)；同時滿足審計人員對于電子文件的需求，大量節(jié)省掃描、復印憑證的時間。另一方面，系統(tǒng)支持按月快速歸檔，自動比對入庫、待入庫數(shù)量，確保檔案的完整性。從采集、整理、歸檔、存儲、利用、移交、鑒定、銷毀實現(xiàn)全面線上化管理，打通業(yè)財檔案一體化信息系統(tǒng)建設最后一公里。

2.“部門利潤表機器人”和“高級報表”上線

為更精準、高效的輸出財務核算數(shù)據(jù)，助力分析公司運營指標，水規(guī)院分別與用友網(wǎng)絡科技股份有限公司合作，開發(fā)出“部門利潤表機器人”，與北京合思信息技術有限公司合作，開發(fā)出“高級報表”。

“部門利潤表機器人”經(jīng)授權后登錄財務云系統(tǒng)，遍歷各個賬簿，收集構成部門利潤表的相關信息，并自動將數(shù)據(jù)反寫至模版的相應位置，形成工作底稿。部門利潤表機器人顯著提升工作效率。它規(guī)避了人工制表可能存在的數(shù)據(jù)錯漏，機器人不僅取數(shù)精準，還能一次性將22個核算賬簿數(shù)據(jù)全部集齊，這也節(jié)省了匯總環(huán)節(jié)與各會計溝通協(xié)調(diào)的時間成本?！安块T利潤表機器人”的上線一方面提升了數(shù)據(jù)質(zhì)量，另一方面也為精準分析公司運營情況奠定基礎。

“高級報表”是智慧費控報賬單中各個字段排列組合后形成的報表，能夠更精細的分析數(shù)據(jù)構成，進而轉化為水規(guī)院的“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”。高級報表與預算報表聯(lián)動，形成包含“預算部門”、“預算科目下達數(shù)”、“預算執(zhí)行數(shù)”、“執(zhí)行比例”的二維統(tǒng)計表，規(guī)避了展開至末級科目，才能展示預算數(shù)據(jù)的情況。高級報表與費用類型聯(lián)動，形成包含“報銷部門”、“費用類型”的二維統(tǒng)計表，可以了解該部門在指定時段內(nèi)，產(chǎn)生了多少金額的“火車票”、“住宿費”支出等等，為公司“降本增效”提供有力幫助。高級報表可以自動統(tǒng)計各流程節(jié)點的工作效率，進一步促進費用報銷工作提質(zhì)增效。

3.收款認領機器人試運行，輔助部門完成“收款認領” 

為提高財務系統(tǒng)“收款認領”的效率，水規(guī)院和九科信息技術（深圳）有限公司合作開發(fā)“收款認領機器人”。該機器人基于“付款賬戶名稱”與“銷項發(fā)票抬頭”一致、“收款金額”與“應收單”金額一致且唯一等規(guī)則，自動完成款項的認領。對“收款認領”模塊的數(shù)據(jù)進行匹配、認領，標志著機器人進入試運行階段，輔助部門開展“收款認領”。

應用實踐過程遇到的主要問題是與生產(chǎn)經(jīng)營結合需根據(jù)不同業(yè)務的特點設計差異化的個性方案。解決方法是分析研究，與合作伙伴一起優(yōu)化產(chǎn)品以滿足不同的需求。

實踐成效與未來展望

公司財務信息化建設實現(xiàn)了財務人員和資金的集中，加強了公司對分支機構的管控，大大提高了財務管理的效率。發(fā)揮預測的突出作用，挖掘數(shù)據(jù)價值，推動業(yè)財融合高質(zhì)量發(fā)展，運用管理會計工具，深入分析數(shù)據(jù)資源，以財務洞察業(yè)務，實現(xiàn)業(yè)財融合的高質(zhì)量增值，為建設“現(xiàn)代綜合交通與城市高質(zhì)量發(fā)展領域的國際一流工程咨詢公司”夯實基礎。

（一）實踐成效

1.業(yè)務流程、審批流程敏捷高效

自建系統(tǒng)分別與交建通和PC門戶集成，自動提示待辦任務。支持跨層級駁回，避免重復審批。根據(jù)公司制度，在系統(tǒng)層面內(nèi)嵌規(guī)范，主動提示單據(jù)風險，輔助領導審批。在數(shù)據(jù)合規(guī)和審批速度上都有較大提升。財務云總賬依據(jù)業(yè)務單據(jù)實現(xiàn)自動制單，財務云與久其系統(tǒng)高度集成，實現(xiàn)久其自動出表，工作效率顯著提升。

2.數(shù)據(jù)質(zhì)量穩(wěn)步提升

財務云各單據(jù)相輔相成，與各業(yè)務模塊聯(lián)動，一切數(shù)據(jù)都能追根溯源。系統(tǒng)層面主動提示風險，業(yè)務初審及共享中心嚴格把控數(shù)據(jù)質(zhì)量，在合規(guī)審核層面更進一步。

3.依托財務云，探索新的業(yè)務模式

財務云賬簿移交共享，面臨實物資料和記賬憑證難以匹配的情況，上線“電子會計檔案”系統(tǒng)。它從財務云系統(tǒng)拉取全部憑證及電子影像，并進行OCR識別。另一方面，它支持無序歸檔，可按原始單據(jù)的順序歸檔，系統(tǒng)自動展示未歸檔的記賬憑證，確保沒有遺漏。大量節(jié)省了按記賬憑證查找原始單據(jù)的時間和精力。

財務云系統(tǒng)的持續(xù)優(yōu)化和良性運轉，推動使用“機器人”自動出表。為準確把控生產(chǎn)經(jīng)營指標，對接用友機器人，按月獲取財務云賬表數(shù)據(jù)，通過設定各類公式，自動計算“部門利潤表”的各項指標。

4.效益與效能提升

綜合“效益與效能”的智能財務管理在技術型企業(yè)的應用實踐為領導決策提供快速支撐、為生產(chǎn)部門提供實時有效的服務，進一步促進了業(yè)財協(xié)同。以企業(yè)戰(zhàn)略為指引，以同行對標為抓手，把握“盈利能力”和“成本管控”，提升各業(yè)務單元效益，促進管理模式創(chuàng)新與運營質(zhì)量提升。電子會計檔案系統(tǒng)，2022年5-12月共裝盒357卷，形成91GB電子數(shù)據(jù)。系統(tǒng)上線前，聘請事務所專門人員，負責憑證整理與裝訂，大致需要200個工時，上線后，整理與裝訂更便捷，財務部員工自行處理即可，大致需要100個工時，不僅縮減了費用支出，同時提升了歸檔的效率。部門利潤表機器人取數(shù)精準、效率高，點擊“執(zhí)行”按鈕4小時后，即可獲得全部賬套的部門利潤表信息。而人工制表，數(shù)據(jù)質(zhì)量高度依賴于會計填寫數(shù)據(jù)的準確性，會計手動填寫賬簿維度的部門利潤表信息后交由主管會計匯總，時效需要2-3個工作日。

（二）未來展望

以“效益與效能”為中心的財務轉型應用實踐以智能財務管理的模式為橋梁，將財務管理與業(yè)務體系聯(lián)結一體化，實現(xiàn)動態(tài)評估效益與效率，進一步推動企業(yè)改革。這種通過智能化方式將財務管理和業(yè)務緊密聯(lián)系不僅是一種改革新嘗試，也是進一步推動企業(yè)創(chuàng)新管理探索的新實踐。